Autenticazione delle copie

AUTENTICAZIONE DI ATTI E DOCUMENTI ai sensi dell’art. 18 DPR 28 dicembre 2000 n. 445.

Rivolto a:
A colui che deve produrre copie autentiche di atti o documenti.

Documenti richiesti:
Maggiore età;
Idoneo documento di riconoscimento;
Originale dell’atto o del documento, oggetto del servizio:

L’interessato presenta richiesta di copia autentica di atto o documento ai punti di erogazione del servizio, munito di idoneo documento di riconoscimento.
Il pubblico dipendente delegato dal sindaco provvede ai sensi e secondo le modalità di cui all’art. 18 del DPR n. 445/2000.

Essa, come recita l’art.18 comma 2 del DPR n. 445/2000, consiste “nell’attestazione di conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio. Se la copia dell’atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.”
Sono autorizzati all’autenticazione delle copie i seguenti pubblici ufficiali oltre al funzionario incaricato dal Sindaco: notaio, cancelliere, segretario comunale; può procedere all’autenticazione anche il pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale, oppure -nel caso di pubbliche amministrazioni o gestori di pubblici servizi- il responsabile del procedimento o qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell’originale.
Come dispone l’art.18 comma 1 del DPR 445/2000 “Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento.”
Le copie autenticate dal funzionario incaricato dal Sindaco possono riguardare anche atti negoziali privati (Circolare Ministero dell’Interno 26 febbraio 2004, n. 9) e possono essere presentate anche ai privati che vi consentano (art.2 DPR n. 445/2000).
La mancata esibizione dell’originale costituisce motivo di rifiuto di autenticazione di copie di atti e documenti.
Modalità alternativa all’autenticazione di copie è l’ “auto-autenticazione” di copie per il tramite di dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguardante appunto il fatto che la suddetta copia è conforme all’originale (tale dichiarazione può essere apposta in calce alla copia medesima). (art.19 e art.19-bis DPR n. 445/2000). Tale modalità dovrà essere adottata dall’interessato anche qualora non disponga di un originale avente i requisiti di originalità (firma, altro elemento distintivo).

Riferimenti Normativi:
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;
D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642;
Quesito Anusca 26 gennaio 2007;
Circolare Ministero dell’Interno 26 febbraio 2004, n. 9 “Quesito interpretativo-applicativo in ordine all’art. 18 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, relativamente all’attestazione di conformità di copie fotostatiche di scritture ed atti privati previa esibizione dell’originale”;
Nota Ministero dell’Interno 24 agosto 1994 prot. 09403239/15100-252 “Autenticazione di copie di pubblicazioni”.

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