Certificati anagrafici e di stato civile

il servizio è rivolto ai residenti nel Comune di Spoleto, che ne hanno la necessità.

L’interessato presenta richiesta di rilascio di certificazione ai punti di erogazione del servizio.
Il pubblico ufficiale provvede ai sensi delle normative vigenti.
In base all’art. 1 lettera f) del DPR n. 445/2000 con certificato si intende “il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche”.
I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni hanno in generale validità di sei mesi dalla data di rilascio (le certificazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata). Inoltre, i certificati anagrafici e di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni (e dai gestori/esercenti di pubblici servizi) anche oltre i termini di validità; in tal caso è necessario che l’interessato dichiari, in calce al documento, che le informazioni ivi contenute non hanno subìto variazioni dalla data di rilascio. (art. 41 DPR n. 445/2000)
I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante la loro esibizione; se il documento di identità o di riconoscimento non è in corso di validità, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere pure comprovati mediante esibizione dello stesso (in calce alla fotoscopia del documento medesimo il sottoscritto dichiarerà che i dati contenuti nel documento non hanno subìto variazioni dalla data del rilascio. (art. 45 DPR n. 445/2000)
L’art. 33 del vigente regolamento anagrafico emanato con DPR 30 maggio 1989, n. 223, stabilisce che l’ufficiale di anagrafe rilascia a chiunque ne faccia richiesta -sono salve le limitazioni di legge- i certificati concernenti la residenza e lo stato di famiglia. Ad eccezione delle notizie concernenti la professione, arte o mestiere, la condizione non professionale, il titolo di studio…, ogni posizione agli atti anagrafici può essere attestata o certificata dall’ufficiale di anagrafe d’ordine del sindaco, qualora non vi ostino gravi o particolari esigenze di pubblico interesse.
In merito al rilascio dei certificati di cittadinanza e di stato libero relativi a cittadini stranieri si riporta quanto espresso come risposta ad un quesito da parte del Ministero dell’Interno in data 11 ottobre 2004 “..si ritiene che l’indicazione delllo stato civile, della composizione familiare e della cittadinanza, accertata nelle forme previste (documentazione del Paese di origine, tradotta e legalizzata, e dichiarazioni sostitutive, ove consentite), verrà inserita nelle schede anagrafiche. In mancanza, tali status, non saranno inseriti nelle schede anagrafiche e conseguentemente non potranno essere certificati. Analogamente, non potranno essere certificate le vicende modificative degli status non acquisite nelle forme previste”.
Si fa presente che la certificazione relativa ai successibili per legge non è contemplata dall’art. 33 comma 1 e comma 2. (parere Ministero Interno 20 ottobre 2006 “Rilascio certificazioni. Successibili per legge.”)
A norma dell’art. 40 del DPR n. 445/2000, le certificazioni di stati, qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona, nell’ambito del medesimo procedimento, sono contenute in un unico documento (certificazioni contestuali).
Previa richiesta motivata, l’ufficiale di anagrafe rilascia certificati che attestano situazioni anagrafiche pregresse. (art. 35 comma 4 DPR n. 223/1989)
Il rilascio dei certificati anagrafici è soggetto, sin dall’origine, all’assolvimento dell’imposta di bollo (art.1 Tariffa Parte I DPR n. 642/1972). In caso di esenzione (Tabella Allegato B DPR n. 642/1972 o altra norma speciale di riferimento), spetta al richiedente dichiarare l’uso e indicare la norma di esenzione “in quanto l’agevolazione non può essere presunta dall’operatore del servizio anagrafico”.
Sono esenti dall’imposta di bollo (Note punto 2 lettera c) art. 4 Tariffa Parte I DPR n. 642/1972), invece, i certificati di stato civile.
Preme precisare che i certificati anagrafici richiesti da avvocati  e procuratori per uso notifica atti giudiziari, devono essere rilasciati in bollo, in quanto non funzionali allo svolgimento del processo (quindi pur vigendo il DPR 30 maggio 2002, n. 115). Ugualmente i certificati anagrafici richiesti dalle banche per istruire /concedere mutui a medio e lungo termine sono rilasciati in bollo, in quanto prodromici rispetto alle operazioni relative ai finanziamenti medesimi (quindi pur vigendo il DPR 29 settembre 1973, n. 601).
(Parere 01 giugno 2006 “Imposta di bollo su certificati di residenza ad uso notifica atti giudiziari.”)
Il certificato di residenza-cittadinanza-stato libero ad uso pubblicazioni di matrimonio è assoggettato all’imposta di bollo, quando tale certificato sia richiesto dall’interessato. (Parere Ministero Interno 19 maggio 2005 “Imposta di bollo su certificati uso matrimonio”, Risoluzione Ministero Finanze n. 451625 del 04 aprile 1990)
Le certificazioni contestuali scontano il pagamento di una sola imposta di bollo, se dovuta, ai sensi dell’art. 13 comma 3 lettera 15) DPR n. 642/1972.
A norma dell’art. 108 del DPR n. 396/2000 i dati contenuti nei certificati di stato civile possono essere desunti anche dagli atti anagrafici. L’obbligo di rilascio, per gli ufficiali di stato civile, dei certificati che vengono loro domandati è sancito dall’art. 450 comma del C.C. e dall’art.5 comma 1 lettera c) del DPR n. 396/2000.
L’art.19 comma 3 del D. Lgs. n. 196/2003  (Codice in materia di protezione dei dati personali) stabilisce che la comunicazione e la diffusione dei dati personali da parte di un soggetto pubblico a privati sono ammesse solo se previste da una norma di legge o di regolamento.
La trasmissione via fax di certificati non risulta vietata; essa è consentita purché sia applicata correttamente la normativa sul bollo, nonché riscossi i diritti di segreteria e il rimborso spese per la trasmissione via fax.  (Parere Ministero Interno 23 febbraio 2007 “Richieste certificati via fax. Imposta di bollo.”)
La definizione di dichiarazione  sostitutiva di certificazione -art. 1 lettera g) del DPR n. 445/2000- è “documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione del certificato di cui alla lettera f)”. L’art. 6 del medesimo DPR n. 445/2000 indica gli stati, le qualità personali e i fatti che sono comprovati con dichiarazioni sottoscritte dall’interessato, prodotte in sostituzione delle normali certificazioni (data e il luogo di nascita; residenza; cittadinanza; godimento dei diritti civili e politici; stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; stato di famiglia; esistenza in vita; nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente; iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni; appartenenza a ordini professionali; titolo di studio, esami sostenuti; qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica; situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefìci di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto; possesso e numero del codice fiscale, della partita I.V.A. e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria; stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente; qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili; iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo; tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio; di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa; di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali; di non essere l’ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231; qualità di vivenza a carico; tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile; di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato). Tali dichiarazioni sottoscritte (firmate) dall’interessato sono utilizzabili nei rapporti con le pubbliche amministrazioni e nei rapporti con imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità (Poste, ENEL, Telecom, Aziende del Gas, …..);  non possono essere utilizzate nei rapporti con l’autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali. Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni, che comprovano gli stati, le qualità personali e i fatti di cui all’art.46 del DPR n. 445/2000, non necessitano di autenticazione della sottoscrizione (secondo le modalità previste dal medesimo testo unico). Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art. 48 comma 1 DPR n. 445/2000). Si fa presente, secondo quanto stabilisce l’art. 74 del DPR n. 445/2000, come costituisca violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione rese a norma delle disposizioni del DPR n. 445/2000.
IL CITTADINO PUO’ RICHIEDERE L’INVIO DI CERTIFICATI TRAMITE POSTA PREVIA RICHIESTA SCRITTA E PAGAMENTO ANTICIPATO DELLE SPETTANZE (IMPOSTA DI BOLLO SE DOVUTA INDICANDO ESPLICITAMENTE NELLA RICHIESTA L’UTILIZZO E LA EVENTUALE NORMA ESENTATIVA, DEI DIRITTI DI SEGRETERIA, INCLUDENDO ANCHE UNA BUSTA PRE-AFFRANCATA PER LA RISPOSTA).

Riferimenti Normativi:
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;
D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642;
Parere Ministero Interno 20 ottobre 2006 “Rilascio certificazioni. Successibili per legge.”;
Parere Ministero Interno 23 febbraio 2007 “Richieste certificati via fax. Imposta di bollo.”;
Parere 01 giugno 2006 “Imposta di bollo su certificati di residenza ad uso notifica atti giudiziari”;
Parere Ministero Interno 11 ottobre 2004 “Quesito-Rilascio delle certificazioni di cittadinanza e di stato libero a cittadini stranieri.”;
Parere Ministero Interno 19 maggio 2005 “Imposta di bollo su certificati uso matrimonio”.

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